毎週の集計作業を1つ選んで、手順を書き出して改善する
自分の担当業務のうち「道具に渡せる部分」を1つ特定し、改善の前後を数字で説明できるようになる。
- 所要の目安
- 4.1時間
- 7手順・分けて進めて構いません
- 費用
- 0円
- 新しい契約や有料講座は不要
- 手元に残るもの
- （1）対象業務の手順書、（2）判断が入る箇所に印をつけたもの、（3）改善前後の所要時間の記録、（4）置き換えた手順そのもの。この4つが手元に残ります。
始める前に
必要なもの
- ・毎週または毎月かならず発生する集計・転記の作業が1つあること
- ・表計算ソフト（Excel、Google スプレッドシートなど）が使えること
- ・生成AIを使う場合は、社外サービスに会社のデータを入れてよいかを社内規程で確認済みであること
費用の前提
無料の範囲で完結します。会社で既に使っている表計算ソフトと、生成AIの無料枠で足ります。新しい契約や有料講座は必要ありません。
機密情報を使わずに試すには
会社のデータを使いたくない場合は、架空の売上明細を30行ほど自分で作ってください。日付・部署・金額・区分の4列があれば演習になります。
手順
1対象を1つ選ぶ
目安 15分毎週または毎月かならず発生し、手順がほぼ決まっている作業を1つ選びます。複数を同時に扱わないでください。1つ通しでやり切ることが目的です。
2いまの手順を、そのまま書き出す
目安 45分「どこからデータを取り、何をして、どこへ出すか」を箇条書きにします。頭の中でやっている確認も省かずに書いてください。ここで抜けた手順が、あとで自動化が失敗する原因になります。
3いまかかっている時間を1回だけ測る
目安 5分改善の前後を比べるには、前の数字が要ります。次にその作業をするとき、開始と終了の時刻をメモしてください。1回で構いません。正確でなくても、あとで自分が説明できる根拠になります。
4判断が入る手順に印をつける
目安 30分書き出した手順を見て、「毎回同じことをしている」ものと「状況によって変わる」ものに分けます。前者が道具に渡せる範囲、後者があなたの仕事として残る範囲です。この切り分けが、このガイドで一番大事な部分です。
5判断が入らない部分だけを、道具に置き換える
目安 90分表計算の関数で済むならそれで構いません。生成AIを使うなら、書き出した手順をそのまま指示文にします。全部を一度に置き換えようとせず、印をつけなかった手順だけを対象にしてください。
6結果を確かめる
目安 30分置き換えた手順で出た結果と、これまでの手順で出た結果を突き合わせます。一致しない箇所があれば、それは手順の書き出しに抜けがあった証拠です。ここで見つかるほうが、本番で間違えるより安全です。
7前後の時間を記録して、説明できる形にする
目安 30分改善後にもう一度時間を測り、最初に測った数字と並べます。「この作業をこう変えて、これだけ変わった」と1枚にまとめてください。社内で役割を変える相談をするときも、転職の面談でも、これが具体的な材料になります。
できたかどうかの確かめ方
- 置き換えた手順で出た結果が、これまでの結果と一致するか
- 手順書を見た別の人が、同じ作業を再現できるか
- 判断が入る箇所について、なぜ人が要るのかを説明できるか
- 改善前後の時間を、根拠つきで言えるか
注意
- ・会社のデータを社外のサービスに入れる前に、必ず社内規程を確認してください。判断がつかない場合は架空データで演習してください。
- ・効果の大きさは業務によって違います。このガイドは「どれだけ短縮できるか」を約束するものではなく、自分の業務で測るための手順です。
- ・判断が入る手順まで自動化しないでください。そこは残す部分であり、あなたの仕事の中心です。